Bu prosedürün amacı; belge, logo ve marka kullanımı için uygulanacak yöntemleri ve sorumlulukları belirlemektir.

Bu prosedür, merkezimiz tarafından yapılan belgelendirmeler ile bu belgelendirme faaliyetine bağlı olarak marka ve logoların kullanımında uygulanacak faaliyetleri ve sorumlulukları kapsar.

Belge, marka ve logonun doğru kullanılıp kullanılmadığının kontrolü gözden geçirme faaliyetleri veya alınacak itiraz ve şikâyetlerle değerlendirilmektedir. Gözden geçirme faaliyetlerinin takibi Belgelendirme sorumlusunun sorumluluğundadır.

Kurumsal Logo: ELÇİ BELGELENDİRME HİZMETLERİ LTD.ŞTİ. veya sunduğu hizmetleri tanıtmak amacıyla kurum ismi ve görsel öğelerden oluşan sembol.

TÜRKAK Akreditasyon Markası: TÜRKAK tarafından akredite edilmiş uygunluk değerlendirme kuruluşlarının Türk Akreditasyon Kurumu tarafından yeterliliklerinin onaylandığını gösteren, TÜRKAK logosunun altında akreditasyona konu olan standardın numarası ve akredite edilmiş kuruluşun akreditasyon numarasının yer aldığı semboldür.

MYK Akreditasyon Markası: MYK tarafından akredite edilmiş uygunluk değerlendirme kuruluşlarının Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından yeterliliklerinin onaylandığını gösteren, MYK logosunun altında akreditasyona konu olan standardın numarası ve akredite edilmiş kuruluşun akreditasyon numarasının yer aldığı semboldür.

Müşteri: ELÇİ BELGELENDİRME HİZMETLERİ LTD ŞTİ ’den  personel belgelendirme hizmeti alan kişi veya kurum/kuruluş.

Belge: Personel belgelendirme kuruluşu tarafından, Ulusal Yeterlilikler ve TS EN ISO/IEC 17024 standardında yer alan esaslar çerçevesinde, belirli bir kişinin adına düzenlenmiş belgelendirme şartlarını yerini getirdiğini gösterir doküman.

İlişkili Kurum/Kuruluşlar: Belgelendirme sürecinde saha vb. imkanlarından yararlanılan, belgeli personel istihdam eden veya eğitim hizmeti sunan kurum/kuruluşlar

ELÇİ: ELÇİ Belgelendirme Sertifikasyon Ltd. Şti.

5.1 Belge kullanım şartlarını ve temsil haklarını, belgelendirilmiş kişiler ile karşılıklı olarak imzalanan Belge Kullanım Sözleşmesi’nde belirtir ve imzalı olarak kayıt altına alır.

5.2 Belge kullanımına ilişkin ilke ve kurallar aşağıda verilmiştir:

1. Belge ELÇİ‘ye aittir. Belgelendirilmiş kişiye, belgenin geçerlilik süresi içinde kullanım hakkı verilir.
2. ELÇİ ‘in belgeyi askıya alma, geri çekme veya iptal etme hakkı vardır.
3. Belgelendirilmiş kişi; hizmet sunumuna ilişkin veya bunları etkileyebilecek kişisel durumundaki tüm değişiklikleri ve hizmet sunumunun geçici olarak veya tamamen durması ve aksaması halini 30 (otuz) gün içerisinde ELÇİ’ye yazılı olarak bildirmelidir.
4. Belgelendirilmiş kişi; görevini her zaman hukuka bağlı, doğruluk ve dürüstlük içinde uygulamak, kişisel bağlantıları bir kenara bırakıp işvereni, ister müşterisi veya çalıştığı kurumun tedarikçisi olsun sözleşme yaptığı ilgili tüm taraflara profesyonel iş ilişkisi çerçevesinde davranmakla yükümlüdür.
5. Belgelendirilmiş kişi; her ne sebeple olursa olsun  başvuru formu ve eklerindeki bilgilerde değişiklik olması durumunda bunu en geç 30 (otuz) gün içerisinde ELÇİ’ye bildirmeli ve bununla ilgili belgeleri göndermelidir.
6. Belge, onaylanan kapsam dışında kullanılmaz. Aksi takdirde tespit edilip yazılı uyarı yapıldığı halde bu kriterlere uymayarak belge kullanmaya devam eden kişiler hakkında yasal işlem yapılır.
7. Belgelendirilmiş kişi; hiçbir suretle belgeyi başkasına devredemez, kullandıramaz ve belge üzerinde değişiklik yapamaz.
8. Resmi talep olması durumunda, belgelendirilmiş kişi hakkında belgelendirmeye esas teşkil eden bilgiler ELÇİ tarafından yetkili mercilere verilir.
9. Belgelendirilmiş kişi; ilgili yasal mevzuatlara, belgelendirme programı şartlarına aykırı davrandığının belirlenmesi durumunda belgesi askıya alınabilir ve/veya iptal edilebilir.
10. Belgelendirilmiş kişi; almış olduğu belgenin geçerliliği süresince gözetim, belge kapsamının değiştirilmesi, belgenin askıya alınması/ iptali yeniden belgelendirme dahil tüm proseslerle ilgili duyuru ve uyarıları  ELÇİ ‘in internet sayfasından ve kişisel hesaplarından izlemeli ve gerekliliklerini belirtilen süreler içinde yerine getirmeli.
11. ELÇİ tarafından internet sayfasından veya adayların / belgelendirilmiş kişilerin kişisel sayfalarından yapılan duyurular tebligat niteliğindedir.
12. Belgelendirilmiş kişi; belgelendirmenin askıya alınması veya geri çekilmesi durumunda  ELÇİ veya belgelendirmeye ilişkin tüm beyanlarını kullanımını durdurmalı ve ELÇİ tarafından düzenlenen her türlü belgeyi iade etmelidir.
13. Belgelendirilmiş kişi; ELÇİ tarafından ilan edilen yöntem ve sıklığa uygun olarak gözetim kanıtlarını ELÇİ ‘e sunmalıdır.
14. Belgelendirilmiş kişi; sahip olduğu belge ilgili konularda kamu yararına ve etik ilkelere bağlı davranmalıdır.
15. Geçerliliği herhangi bir sebeple sona eren belgenin kullanımından, belgelendirilmiş kişi sorumlu olup ELÇİ hiçbir şekilde sorumlu değildir.
16. Belgelendirilmiş kişi; belge geçerlilik süresi boyunca mesleğini yapamaz duruma geldiğinde ELÇİ’ e bildirilmedir.
17. Belgelendirilmiş kişi; ELÇİ ‘in internet sayfasında ki durum sorgulama kişisel hesabında yer alan tüm bilgilerin doğruluğunu ve güncelliğini kontrol etmeli ve gerektiğinde güncellemelidir.
18. Belgelendirilmiş kişi; belge üzerinde herhangi bir yırtılma veya anlaşılmasını engelleyecek tahrifat söz konusu olursa, bu durumlarda belgenin kullanımına son vermeli ve belgenin yenilenmesi için eski belge ile birlikte ELÇİ ‘ e başvurmalıdır.
19. Belgelendirilmiş kişi; belgelendirme şartlarında ve belgenin kapsamında değişiklik yapılması durumunda, ELÇİ  tarafından belirtilen yönteme uygun olarak değişen şartlara uymalı ve gerekli kanıtları ELÇİ ‘ e sunmalıdır. Belgelendirme programı şartlarında ki değişiklikleri sağlayamadığında belge kullanımına ve belgelendirmeye atıfta bulunulan bildirimlere son vermelidir.
20. Belgelendirilmiş kişi; belgeyi ELÇİ ve belge kullanımından etkilenen diğer taraflara zarar verecek ve yanıltıcı sonuçlar doğuracak biçimde kullanmamalı ve doğru olmayan beyanlarda bulunmamalı.

5.3.1    ELÇİ Logo kullanıma ilişkin kurallar aşağıda verilmiştir:

1. ELÇİ logo / markasının kullandırma hakkı sadece ELÇİ belgelendirme kuruluşuna aittir.
2. ELÇİ Logosu, ayrıntıları Şekil 1’de verilenden farklı bir renk kombinasyonunda kullanılacaktır. Yönetim sistemine ait dokümanlarda siyah beyaz olarak kullanılabilir.
3. Kurumsal logo, daima aynı tarzda büyültülebilir veya küçültülebilir fakat harflerin net bir şekilde okunabilmesine yetecek kadar büyük olmalıdır.

Şekil – 1

5.3.2    Belgelendirilmiş kişi ve çalıştığı kurumların Logo kullanıma ilişkin uyması gereken kurallar aşağıda verilmiştir:

1. ELÇİ logo / markasının kullandırma hakkı sadece ELÇİ belgelendirme kuruluşuna aittir.
2. Belgelendirilmiş kişi; ELÇİ logo/markasını ELÇİ belgelendirme kuruluşu tarafından belirtilen usul esas ve sözleşme şartlarına uygun olarak kullanabilir.
3. Belgelendirilmiş kişi; ELÇİ logo/ markasını sadece belge kapsamı dahilindeki faaliyetlerde kullanabilir.
4. Belgelendirilmiş kişi; kendisine teslim edilen ELÇİ logo /  markasının üçüncü bir kişi veya kuruluş tarafından kullanılmasını engellemelidir.
5. Belgelendirilmiş kişi; ELÇİ logo /  markasının üçüncü kişi veya kuruluş tarafından yetkisiz kullanıldığını tespit ettiği durumda ELÇİ belgelendirme kuruluşuna bildirmelidir.
6. ELÇİ logo/markasında herhangi bir tahribat yapılamaz.
7. ELÇİ logo/markası, belgelendirilmiş kişinin kişisel sayfasından kendisine iletilen şekillerde ve renklerde, beyaz zemin üzerine kullanabilir.
8. Belgelendirilmiş kişi; ELÇİ logo/markasını kırtasiye, reklam (cv ) gibi kullanabilir.
9. ELÇİ tarafından belgesi askıya alınan veya iptal edilen kişi ELÇİ logo/markasının kullanımın derhal durdurmalıdır.
10. ELÇİ logo/markası, belgelendirilmiş kişinin belgelendirme kapsamındaki faaliyetlerinin sorumluluğunu üstüne aldığını ima edecek şekilde kullanılmamalıdır.
11. ELÇİ logo/markası belgeli kişi için bastırılan kartvizitler üzerinde kullanılamaz. Kartvizitler üzerinde belgeye ilişkin hiçbir atıfta bulunamaz.
12. Belgelendirilmiş kişi; ELÇİ logo/markasını kullanacağı her türlü malzemeyi kullanıma almadan önce ilgili materyale ilişkin ELÇİ onayını almalıdır.
13. Belgelendirilmiş kişi; ELÇİ logo/markasını ancak belgede yer alan belge numarası ile birlikte kullanabilir. ELÇİ logo/markası belge numarası olmadan tek başına kullanılamaz. Belge numarası ELÇİ logosunun tam altına merkezi bir şekilde yazılmış olmalıdır.
14. ELÇİ logo/markasını belgelendirilme kapsamı dışında ELÇİ belgelendirme kuruluşunun herhangi bir ürünü veya hizmeti onayladığı veya önerdiği anlamına gelecek şekilde kullanılmaz.
15. Belge sahibi olanlar ELÇİ veya belgenin üzerindeki TÜRKAK ve MYK’nin logo ve markasının çalıştıkları kuruluşun yetkilendirildiği anlamına gelecek şekilde hiçbir suretle kullanamaz.
16. Belgelendirilmiş kişiler ve çalıştıkları kuruluşlar, ELÇİ logo/markasının kullanımında, TÜRKAK ve MYK‘nın logo/marka kullanım esaslarıyla ilgili kılavuz ve dokümanlarında belirtilen usul ve esaslara uymakla yükümlüdür.

5.3.4    ELÇİ tarafından, Belgeye uygun olmayan atıflarda bulunulması veya belgelerin ve markaların veya logoların yayınlarda, kataloglarda vb. yanıltıcı biçimde kullanılması üzerine belgenin iptali, oluşan bu ihlâlin yayın yoluyla ilân edilmesi ve uygun olduğunda ilâve yasal işlemler başlatılması gibi önlemler uygulamaya konulmaktadır.

Logolar sadece belge almaya hak kazanmış kişiler tarafından kullanılabilir. Logolar yanıltıcı biçimde kullanılamaz. Belgenin askıya alınmasında ve iptalinde belgeli kişi logo kullanamaz. Logo aslına uygun olarak aynen kullanılır. Boyutlar eşit oranda büyütülebilir. Logonun haksız kullanımında ELÇİ’nin mağduriyet durumuna bağlı olarak ikaz, belgenin askıya alınması, belgenin iptal edilmesi uygulamalarından biri uygulayacağı gibi yasal takipte başlatılabilir.