Bu prosedür, ELÇİ tarafından sunulan belgelendirmenin Gözetim, askıya alınması, geri çekilmesi, kapsam değişikliği işlemlerin kim tarafından ve nasıl yapılacağını belirlemektir.

ELÇİ tarafından verilen bütün personel belgelendirme sertifikalarını kapsar ayrıca ilgili yeterlilik için geliştirilmiş belgelendirme programında tanımlanan yöntemler dahilinde gerçekleştirilir.

Personel Belgelendirme Sorumlusu

Kalite Yönetim Temsilcisi

Karar Vericiler

Gözetim: Belgelendirilmiş kişinin belgelendirme programının şartlarına uygunluğunun belirli periyotlarla izlenmesi

Yeniden Belgelendirme: İlgili meslekte belgenin geçerlilik süresi dolduğunda yenilenmesi.

Askıya Alma: Belgenin bir süreliğine kullanımının durdurulması.

Geri Çekme: Belgenin geri çekilerek kullanımının tamamen durdurulması.

Belge Yenilemesi: İlgili meslekte belgenin geçerlilik süresi dolduğunda yenilenmesi.

Kapsam Değişikliği: İlgili meslekte verilen belgenin kapsamının daraltılması veya genişletilmesi.

Aday: Ulusal yeterliliklere göre belgelendirilmek üzere başvuru yapan ve yeterliliğe giriş şartlarını taşıyan kişi.

Gözetim, Belgenin Askıya Alınması, Belgenin İptali, Kapsam Değişikliği (Birim Birleştirme), Yeniden Belgelendirme ve işlemlerine ait uygulama yöntemleri aşağıda belirtilmiştir.

5.1       GÖZETİM

5.1.1    Gözetim dönemleri ve yöntemleri, ilgili Belgelendirme Programında tanımlanmış olup, programa uygun olarak süreçler işletilmektedir. Gözetim süreci ELÇİ “Personel Belgelendirme Sorumlusu” tarafından yürütülür. İlk gözetim periyodunda müşteri mesaj ve ulaşılabilmesi halinde telefon yolu ile bilgilendirilir. Diğer gözetim periyotlarının takibi adayın sorumluluğundadır. ELÇİ tarafından da mesaj veya mail yolu ile hatırlatılır.

5.1.2    Belgelendirilen kişilerin ilgili ulusal yeterlilikler doğrultusunda ve yetkilendirilen süreler içinde belgelendirme konusu ile ilgili çalıştığının ve belgelendirilen kişinin yeterliliğinin sürdürdüğünün kontrolü sağlamak için yapılır, gözetim faaliyetinin yürütülmesine ilişkin izlenmesi gereken metot ve esasları aşağıda ki gibidir.

1. Aday ve Belgelendirilmiş kişilerin kayıtları Belgelendirme Sorumlusu tarafından Arşivde muhafaza edilir.
2. Gözetim zamanları ve sıklığı ilgili ulusal yeterlilikler doğrultusunda hazırlanan Belge Takip Listesinde tanımlanmıştır. Gözetim zamanına 1 ay kala belgeli kişi ulaşılabilmesi halinde telefon ile bilgilendirilir. Aynı zamanda SMS yolu ile de gözetimi hatırlatılır.
3. Gözetim faaliyeti, belgeli kişinin işvereni tarafından doldurulan Gözetim Takip Formu ile gerçekleştirilir. Belgeli kişinin işvereni tarafından doldurulan Gözetim Takip Formu Elçi’ye ulaştıktan sonra formda ilgili alanlar Belgelendirme Sorumlusu tarafından doldurulur, belgeli kişinin yeterliliğinin devam ettiği tespit edilirse Karar Verici kararı ile belge geçerliliğini korur.
4. Belgeli kişinin yeterliliğinin devam ettiğini ispat edememesi, belgeli kişiye ulaşılamaması vb. durumlarda belge Karar Verici kararı ile askıya alınır, askı süresi minimum 6 aydır. Askı süresi dolan ve askı sürecine sebep olan durumun ortadan kalkmaması durumunda belge iptal edilir. Askı ve iptal durumları web adresinde yayınlanır.
5. Bu süreç belgelendirilmiş kişilere imzalatılan Belge Kullanım Sözleşmesi ile garanti altına alınmıştır.

5.2       BELGENİN ASKIYA ALINMASI

5.2.1    Aşağıda belirtilen durumların ortaya çıkması halinde karar verici kararıyla ilgili belgeler en az 6 ay en fazla belge geçerlilik süresinin sonuna kadar askıya alıır.

• Belgelendirilmiş kişi hakkında belgeye konu ulusal yeterliliklerde tanımlı bilgi, beceri ve yetkinliklere sahip olmadığına ilişkin üçüncü tarafların şikâyette bulunması
• Belgelendirilmiş kişinin belge kullanım sözleşmesi veya belgelendirme programı şartlarına aykırı davranışlarının tespit edilmesi
• Belgenin konusu dışında kullanılmasına ilişkin üçüncü tarafların şikâyette bulunması,
• Marka ve logonun belgeli kişi tarafından sehven hatalı kullanılması,
• Belgeli kişinin değişiklik olması halinde belgelendirme kuruluşuna iletmesi gereken bilgileri zamanında kuruluşa iletmemesi
• Belgelendirilmiş kişinin gözetim ve belge yenileme için gerekli şartları sağlamaması
• Belgelendirilmiş kişinin, gönüllü olarak geçici askıya alma talebinde bulunması,
• Belgelendirilmiş kişinin, belgelendirme şartlarını karşılamada devamlı ve ciddi şekilde başarısız olması,
• İlk gözetim süresini; sebepsiz olarak 2 hafta ve/veya daha fazla ertelemesi durumunda.
• Belgelendirilmiş kişinin gözetim veya yeniden belgelendirme faaliyetlerinin gerekli şartlarda yapılmasına izin vermemesi,
• Belgelendirilmiş kişinin sözleşme metnindeki yükümlülükleri, belgenin iptalini gerektirmeyecek ölçüde ihlal etmesi,
• Belgelendirme kapsamında yer alan Ulusal Yeterliliğe ilişkin, ilgili standart dışında uygulanması gereken yasal yaptırımların yerine getirilmediğinin tespiti,

5.2.2    Belgelendirilmiş kişi hakkındaki yukarıdaki durumlardan birisinin söz konusu olması halinde, belgesi geçerlilik süresine bakılmaksızın ilk olarak askıya alınır.

5.2.3    Belgelendirmenin askıya alınması ya da iptali durumunda aday belge almak için imzalamış olduğu Belge Kullanım Sözleşmesi kurallarına tabidir ve 15 gün içerisinde Elçi’nin belirleyeceği yol ile belgeyi iade etmek ile yükümlüdür.

5.2.4    Belgenin iptali durumunda, iptal edilen belgeler web sitemizden ilan yoluyla duyurulur. Belgelendirilmiş kişi, kendisine verilen belgeyi iade etmekle yükümlüdür. Belge iptali yapılması durumunda iptal edilen belgenin sahibi 3 ay boyunca yeni bir belgelendirme talebinde bulunamaz. 3 aylık süre sonunda kişi tekrar başvurarak belgelendirme sürecine yeniden başlayabilir.

5.2.5    Belge sahibi başvuru sırasında imzalamış olduğu Aday Sözleşmesi ve Aday Başvuru Formunun gereğini yerine getirmediği veya belgenin belirlenen kurallar dışında kullanıldığının tespiti halinde askı/iptal işlemleri uygulanır.

5.2.6    Mesleki Yeterlilik belgelendirmelerinde MYK Portalı üzerinden MYK’ ya bilgi verilir. Belge sahibi, belgenin askıya alınma kararının tebliğinden (mail ya da yazı ile) itibaren belge ve logo kullanımını durdurur.

5.2.7    Belgenin askıya alınma nedeninin giderildiği kanıtlandığında, Karar Verici kararı ile 10 gün içinde  belge askıdan kaldırılır. Belge iptal edildiğinde, Belge sahibi, belge ve eklerini en geç 15 (On beş)  gün içerisinde ELÇİ Belgelendirme ’ye iade eder.  İade etmediği takdirde öncelikle yazılı olarak uyarılır, uyarı dikkate alınmaz ise kanuni işlem başlatılır.  Belge sahibi, belgesini, ekini veya sözleşmesini kaybettiğini beyan ediyorsa, yayınlanmış kayıp ilanını bir dilekçe ile ELÇİ Belgelendirme ’ye bildirmesi istenir. Askıya alma süresince, belge sahibi belgeye ait haklardan faydalanamaz. Bu sürede ELÇİ Belgelendirmenin her türlü hakkı mahfuzdur. ELÇİ Belgelendirme, belgenin askıya alınmasına dair kararları, ELÇİ Belgelendirme web sitesinde gerekçeli olarak yayınlama hakkına sahiptir.

5.3       BELGENİN GERİ ÇEKİLMESİ, (Kapsam Daraltma)

Belgelendirilmiş kişinin aşağıdaki belirtilen hususlardan en az birini yerine getirmemesi durumunda belgesi geri çekilir veya kapsam daraltmaya gidilir; (9.5.2)

• Belge askıya alındıktan sonra, askıdan kalkması için gerekli şartların sağlanmaması,
• Belgenin yanıltıcı ve haksız kullanımı,
• Dış denetimlerde ve/veya iç denetimlerde gerçekleştirilen sınavların uygun olmadığının tespit edilmesi,
• Belgenin geçerlilik süresi içinde, yapılan sınavlarda ve/veya belirlenen kontrol/gözetim/yeniden belgelendirme faaliyetlerinde müşterinin ulusal yeterlilik şartlarını tamamen yitirdiğinin tespiti,
• Belgelendirilmiş kişinin belge ve ekleri üzerinde tahribat yapması,
• Belgelendirilmiş kişi isteği.
• Belge geçerlilik süresinin dolması ve belge yenilemenin yapılmaması,
• Marka ve logonun kasten hatalı kullanımı,
• Belgeli kişinin belgelendirme kuruluşuna kasten hatalı bildirimde bulunması veya değişiklik olduğunda bildirimde bulunulması gereken hususların kasten belgelendirme kuruluşuna bildirilmemesi

5.4       YENİDEN BELGELENDİRME

5.4.1    Yeniden belgelendirme ilgili ulusal yeterlilikte tanımlanan yönteme ve “Geçerlilik Süresi Dolan MYK Mesleki Yeterlilik Belgelerinin Yenilenmesi Faaliyetlerine İlişkin Usul ve Esaslar” a uygun olarak yapılmaktadır. ELÇİ, Yeniden Belgelendirme sırasında, Belgelendirme programına uygun olarak belgelendirilen kişinin yeterliliğinin sürdürdüğünün gözetim faaliyetleri sonucunda teyit edilmesiyle, yeniden belgelendirme faaliyetleri yürütülür.

5.4.2    Başvuru sahibi, belge yenileme başvuru dönemi içerisinde, belge yenileme başvurusu yapabilir. Belgelendirme Programlarına göre, Mesleki Yeterlilik belgelerinde belirtilen geçerlilik süreleri için başvuru dönemi;

• Belgenin geçerlilik süresi beş yıl ise belgenin geçerliliğinin bitiş tarihinden beş ay önce, Belgenin geçerlilik süresi dört yıl ise belgenin geçerliliğinin bitiş tarihinden dört ay önce, Belgenin geçerlilik süresi üç yıl ise belgenin geçerliliğinin bitiş tarihinden üç ay önce,
• Belgenin geçerlilik süresi iki yıl ise belgenin geçerliliğinin bitiş tarihinden iki ay önce başlar.

Belge geçerlilik süresi belirtilen sürelerden farklı ise başvuru dönemi başlangıç tarihi Kurum tarafından belirlenir.

5.4.3    Belge geçerlilik süresi dolacağı zaman ya da MYK’nın yeniden belgelendirmeyi gerektirecek şekilde ilgili programda değişiklik yapması durumunda, belgelendirilmiş kişi, en geç 1 ay önce Personel Belgelendirme Sorumlusu tarafından telefon veya e-posta yoluyla bilgilendirilerek, belge yenileme işlemleri için davet edilir. Belgelendirilmiş kişi belge geçerlilik süresi içinde başvuruda bulunmazsa, belge askıya alınır veya iptal edilir. Geçerlilik süresi içinde bir belge sahibi, belgesi askıya alınmış olsa dahi belge yenileme talebinde bulunabilir.

5.4.4    Belge yenileme sınavlarının içeriğine ait şartlar Ulusal Yeterliliklerde belirlenmiştir. Ölçme, değerlendirme ve belgelendirme süreçleri açısından yenileme sınavları ile ilk belgelendirme sınavları arasında bir fark bulunmamaktadır. Yeniden Belgelendirme yapacak adaylar, aday başvuru prosedürü kapsamında yeniden başvuru yaparlar.

5.4.5    MYK tarafından; Belgelendirilmiş kişinin çalıştığı endüstri veya alanın yapısında, Yeterliliği olmayan bir kişiden kaynaklanan risklerde, Teknolojideki süregelen değişiklikler ve belgelendirilmiş kişilere ilişkin şartlarda ve taraflar arasındaki şartlarda bir değişiklik yapılması durumunda aday, yeniden belgelendirme kapsamında başvuru yapmak durumundadır.

5.4.6    Yeniden belgelendirme faaliyetlerine katılmayan adayların belge kullanım süreleri bitiminde belgeleri geçersiz sayılacaktır.

5.4.7   Belge yenilemeye hak kazanan aday tarafından, belge masraf karşılığının ödenmiş olduğu tarihten itibaren en geç beş iş günü içerisinde ELÇİ Belgelendirme, adayın belge talebini MYK’ya bildirir.

5.4.8    Aday, belge yenileme başvurusunu, ELÇİ Belgelendirmeye yapabileceği gibi, belgesinin kapsadığı ulusal yeterlilik birimlerinin tamamında yetkilendirilmiş farklı bir kuruluşa da yapabilir.

5.4.9    Aday, www.elcibelgelendirme.com adresinde, ücret tarifesinde belirtilmiş olan belge yenileme başvuru ücretini ve belge yenileme sınav ücretini ELÇİ Belgelendirmenin web sitesinde belirtmiş olduğu hesaplara ya da elden ilgili personele iletir.

5.4.10    Sınavla belge yenilemek isteyen aday/adaylar, sınav ve belgelendirme ücretinin İşsizlik Sigortası Fonundan karşılanması desteğinden daha önce yararlanmamış olmak şartıyla yararlanabilir.

5.4.11. Belgeli personel, yeniden belgelendirme talebini kuruluşumuza yapabileceği gibi başka bir belgelendirme kuruluşuna da yapabilir.

5.4.12. Ulusal Yeterliliklerin güncellenmesi halinde, yeniden belgelendirme faaliyetleri güncel Ulusal Yeterliliğe uygun olarak gerçekleştirilir. (ELÇİ’nin kapsamını güncel Ulusal Yeterliliğe göre güncellemesi halinde).

5.4.13  Ulusal Yeterlilikte ilave ölçme-değerlendirme gerektiren değişiklikler olması durumunda, belgeli personel yeterlilikte yapılan değişikliklere ve belirten şartlara uygun şekilde ölçme-değerlendirmeye tabi tutulur ve başarılı olması durumunda belge yenilemeye hak kazanır.

5.4.14  Ulusal Yeterliliğin yürürlükten kaldırılması ve söz konusu Ulusal Yeterliliğin kapsamını içeren birden fazla Ulusal Yeterlilik oluşturulması durumunda; yeterliliklerde yapılan değişikliklere ve belirtilen şartlara uygun şekilde yeniden belgelendirmeye hak kazanması halinde belgeli personel için birden fazla belge düzenlenebilir.

5.4.15  Birden fazla Ulusal Yeterlilik yürürlükten kaldırılarak yerine söz konusu Ulusal Yeterliliklerin kapsamını içeren yeni bir Ulusal Yeterlilik oluşturulması durumunda; belgeli personelin yeterliliklerde yapılan değişikliklere ve belirtilen şartlara uygun şekilde belge yenilemeye hak kazanması halinde belgeli personele yeni Ulusal Yeterlilikte belge düzenlenir.

5.4.16  Ulusal Yeterliliğin yürürlükten kaldırılması ve söz konusu Ulusal Yeterliliğin kapsamını içeren yeni bir Ulusal Yeterlilik oluşturulmaması durumunda; yürürlükten kaldırılan Ulusal Yeterlilikte daha önce belge almış kişiler belgelerinin geçerlilik sürelerinin sonunda belge yenileyemezler.

5.5       BİRİM BİRLEŞTİRME

5.5.1    ELÇİ, Birim Birleştiren (Kapsam genişletme) adayların diğer kuruluşlardan daha önceden aldıkları belgelerin sorgulamasını yaparak, belgelendirme programları tarafından ortaya konan şartların doğruluğu sağlandıktan sonra aday başvurusunu dikkate alır. Bir birimi oluşturan sınavlara ise, aynı kuruluşta girmek zorundadır. Gerekirse aday/adaylardan konu ile ilgili kayıtları talep edebilir.

5.5.2    Belgelendirilmiş aday/adaylar, Ulusal Yeterliliklerde tanımlanmış birimlerinin geçerlilik süresi boyunca, ilgili birimi içeren farklı ulusal yeterliliklerde Mesleki yeterlilik belgesi almak istemeleri durumunda, söz konusu birimlerden muaf tutularak birim birleştirme sınavına girebilirler.

5.5.3    Birim birleştirme sınavına giren aday/adayların Mesleki Yeterlilik belgesi en son tarihli sınav dikkate alınarak düzenlenir.

5.5.4    Birim birleştirme sınavına girenlerden, belge masrafı ve girmiş oldukları birimlere ait sınav ücreti alınır. Daha önce tamamlamış oldukları birimlerden ücret talep edilmez.

5.5.5    Birden fazla sektörde geçerli olan meslekler için Yatay ve dikey geçiş yapacak adaylar, birim birleştirme sınavına başvurmaları gerekmektedir.

5.5.6    Birim birleştirme başvurusu, yeni başvuru olarak değerlendirilir. Başvuru Prosedürü ve Sınav Prosedürü kapsamında başvuru yapan adaylara uygulanan tüm işlemler yeniden yapılır. Kapsam genişletme talebinde bulunan kişiler, başvurdukları kapsam dâhilindeki ulusal yeterlilikte belirtilen sınavlara (mülakat, yazılı, uygulama) tabi tutulurlar.

5.5.7    Mesleki Yeterlilik belgelendirmelerinde MYK Portalı üzerinden işlemler MYK onayına sunulur ve onayın ardından işlemler yapılır.

5.5.8    Belgenin geçerliliği, Belgenin Askıya Alınması, Belgenin Askıdan Alınması, Belgenin İptali, Yeniden Belgelendirme işlemleri PR14-FR01 Gözetim Takip Formu kullanılarak Karar Verici kararı ile karara bağlanır.

6.1       Elçi Belgelendirme, yetkilendirme ya da kapsam genişletme başvurusu yapmak isteyen kuruluşların kapsamına almayı planladığı ulusal yeterlilik sayısının 20’yi; sektör sayısının ise 4’ü geçemeyeceğinin, ancak; en az 5 yıl uluslararası standartlara göre akreditasyon faaliyetleri içerisinde bulunmuş kuruluşlar, üniversiteler ile kamu ve kamu kuruluşu niteliğindeki meslek kuruluşları için Kurumun uygun görmesi halinde bu ulusal yeterlilik ve sektör sayısı şartı aranmayacağının da bilincindedir.

6.2       Elçi Belgelendirme, yetki tarihi/en son yapılan kapsam genişletme tarihi üzerinden 6 ay geçmeden ve her halükarda mevcut kapsamında yer alan ulusal yeterliliklerin en az üçte birinde sınav ve belgelendirme faaliyeti gerçekleştirmeden kapsam genişletme başvurusunda bulunulamayacağının, ancak MYK Mesleki Yeterlilik Belgesinin zorunlu olmasına ilişkin çıkarılan herhangi bir mevzuatta tanımlanan mesleklerde yapılacak kapsam genişletme başvurularında süre ve faaliyet şartı aranılmayacağının da  bilincindedir.

6.3       Elçi Belgelendirme, 12 ay içerisinde gerçekleştirilen programlı ve programsız denetimlerde toplamda üç kez sınav durdurma kararı uygulanan kuruluşlar ilgili duruma düşmesinden itibaren 1 yıl süreyle kapsam genişletme başvurusunda bulunulamayacağının bilincindedir.

PR14-FR01    Gözetim Takip Formu

PR11-FR01    Aday Başvuru Formu

PR11-FR02    Aday Sözleşmesi

PR15-FR01    Belge Kullanım Sözleşmesi

PR15               Belge Marka ve Logonun Kullanımı Prosedürü